Legalizzazione documenti

Se devi legalizzare un documento, è importante fare subito una distinzione: il documento da legalizzare è rilasciato in Italia? È stato invece rilasciato all’estero? Qui ti spieghiamo nel dettaglio la differenza, perché il termine “legalizzazione documenti” non sempre ha un significato univoco e talvolta è facile confondere questa procedura con altre simili, come la legalizzazione consolare.

Timbro di legalizzazione della firma

Legalizzazione documenti italiani

La legalizzazione di documenti italiani per uso all’estero può essere fatta in:

• Prefettura
• Procura

Prefettura legalizzazione

La Prefettura legalizza la firma di un funzionario pubblico apposta su un documento italiano. Legalizzare la firma di un funzionario consiste in una verifica della Prefettura circa l’autenticità di tale firma dopo aver comprovato la qualità con cui agisce il firmatario e che la firma risulta effettivamente depositata.

In effetti, la Prefettura – che è l’Ufficio Territoriale del Governo – può legalizzare unicamente atti pubblici e non documenti privati.

Prefettura Ufficio Legalizzazioni

Esempi di documenti pubblici che può legalizzare la Prefettura:

• Certificati rilasciati dal Comune italiano (legalizzazione certificato di nascita, del certificato di matrimonio, ecc.)
• Certificato rilasciato dall’Università (titoli di studio con firma autografa)
• Visura camerale rilasciata dalla Camera di Commercio (firmata dal conservatore o da un funzionario con firma depositata)
• Firma della rappresentanza diplomatica o consolare residente in Italia
• Firme di dirigenti ministeriali

Legalizzare un documento è possibile, quindi, soltanto se il documento è firmato da un funzionario con firma depositata in Prefettura e solo se la firma è apposta su un documento cartaceo originale, in forma autografa. Non si possono legalizzare semplici fotocopie, anche se è possibile legalizzare una copia conforme originale.

In Italia non è ancora possibile legalizzare documenti che siano stati firmati con firma digitale.

Legalizzazione Procura della Repubblica

DOCUMENTI LEGALIZZATI IN PREFETTURA O IN PROCURA

LEGALIZZAZIONE CONSOLARE DI DOCUMENTI

Quando legalizzare un documento

Un documento italiano va legalizzato quando deve essere utilizzato all’estero. I documenti per l’estero vanno accompagnati da una traduzione ufficiale nella lingua del Paese di destinazione.

È il caso, ad esempio, di un certificato italiano tradotto e legalizzato: prima di tutto si legalizza il documento originale in Prefettura; poi si affida a un traduttore giurato e in seguito si procede anche con la legalizzazione della traduzione in Procura. In tal caso si parla di legalizzazione traduzione giurata.

Legalizzazione documenti stranieri

Un documento estero, e quindi rilasciato in un altro Paese fuori dall’Italia, va legalizzato nel Paese d’origine quando deve essere utilizzato in Italia.

In questo caso, se il Paese d’origine non è firmatario della Convenzione dell’Aja del 1961, il documento deve essere legalizzato nel Governo del Paese estero e poi, prima di portare il documento in Italia, dovrà essere ulteriormente legalizzato dal Consolato o dall’Ambasciata italiana nel Paese d’origine.

Documento rilasciato all’estero da utilizzare in Italia

Per la legalizzazione di documenti stranieri da utilizzare in Italia, i passaggi sono i seguenti:

• Legalizzazione del governo del Paese (Ufficio del Governo o Ministero degli Affari Esteri)
• Legalizzazione consolare: si tratta di un timbro di legalizzazione che il Consolato italiano sul territorio del Paese straniero deve apporre sull documento prima di poterlo far valere in Italia.
• Infine, quando i documenti sono stati legalizzati all’estero – dal governo straniero e dal consolato italiano con presenza diplomatica all’estero – si procede in Italia con le traduzioni asseverate.

FAQ legalizzare documenti